מה צריך כדי לארגן כנס מוצלח? אנחנו חיים היום בעידן הטכנולוגי, מה שאומר שהכול מאוד חכם, זז וקורה מהר. זה הקצב שאנשים התרגלו אליו והצפי הוא לאפס טעויות. הצפי הזה עבר גם לעולם המציאותי. כלומר – אם אתם מארגנים כנס כלשהו, בין אם זה כנס בהייטק או כנס מקצועי אחר, כדאי מאוד שהוא יהיה מספיק מוצלח לפחות כמו האפליקציה החכמה האחרונה שהורדתם. אנשים כבר שכחו להבדיל בין העולם הדיגיטלי והעולם המציאותי, סף הסבלנות והסיפוק המידי שלהם נמוכים מאוד ולכן בזמן ארגון כנס והחשיבה המרובה סביב התוכן והיוצא בזאת – הכנס או האירוע חייב להיות עם אפס תקלות והכי מוצלח שיש.
ארגון כנס מוצלח – כללים בסיסיים לניהול כנס עסקי מוצלח
- בחירת היום הנכון – אחד הדברים הכי חשובים לארגון כנס מוצלח, היא בחירת היום הנכון לביצוע הכנס. חשוב מאוד לבחור ביום שהוא לא יום חופשה, או לפני חגים כאשר אנשים מאוד עסוקים ויש סיכוי שגם כאשר נושא הכנס מעניין אותם, הם יהיו עסוקים בהתארגנות לחג.
- התוכן הוא המלך – כשמארגנים כנס, חייבים לשים לב שאנו מספקים תוכן חדש ורלוונטי כמובן תחת נושא מסוים. אנשים מוזמנים להרבה מאוד כנסים, אבל אם אין חדש תחת השמש והם לא יכולים ללמוד משהו מהכנס שלכם, הם לא יירשמו.
- תכנון כנס על כל פרטיו – חשוב לתכנן את הכנס לפרטיו. מה הנושא? מי קהלי היעד, מי מנחה, מה סדר היום ועוד. ככל שתשכילו לתכנן יום כנס מרתק ולרשום נקודות כמו אלו ברשימת ה- To do list בתור מארגני האירוע ולחשוב Proactive, כך הסבירות שתהיה לכם נוכחות מרשימה גדל משמעותית. הרי אין הזדמנות שנייה וזמן "לכבות" שריפות בארגון כנס מוצלח.
- ההנאה שבכנס – מעבר למידע המקצועי של הכנס, בסופו של דבר אתם מזמינים אנשים שרוצים גם ליהנות. כנס עולה כסף ולכן הוא צריך להיות גם מהנה. אם ברצונכם לנהל כנס מוצלח, אל תחסכו על ארוחה וכיבוד בזמנים הנכונים כדי שהנוכחים יוכלו להיות שבעים ונינוחים.
- חשיבות בחירת הלוקיישן – בחירת הלוקיישן של הכנס קשורה בתדמית של מארגני הכנס וכן בנושא שלו. לא חייבים לארגן כנס במקום סטנדרטי כמו אולם כנסים בבית מלון כלשהו, אם זה מסתדר לכם גם בית קפה, גלריה, יער או אולם קולנוע יכולים לשמש אתכם בצורה יותר מקורית לארגון כנס מוצלח, בעיקר הם מתחברים לנושא. אם אתם רוצים לעשות כנס רפואי מנוהל היטב בנושא של סטטיסטיקת סרטן עור בלי קרם הגנה, אז גם חוף ים יכול להיות הלוקיישן הכי נכון.
- תחבורה ציבורית – חשוב מאוד לבחור במקום קרוב, שאפשר להגיע אליו גם בתחבורה ציבורית, כך שכל באי הכנס יוכלו להגיע – הרי גם הם צריכים להתארגן, אז בתור מארגני הכנס צריך לחשוב על הנוחיות והנגישות למשתתפי הכנס או כל אירוע אחר.
- נגישות – חשוב לבחור במקום שיש לו חנייה מוסדרת, הרי כולנו יודעים כמה הדבר יכול להיות מתסכל.
- יצירת קשר ארוך טווח עם משתתפי הכנס – אפשר וחשוב לנצל כנס להגדלת קהלי היעד שלכם, ע"י רישום המשתתפים, הזמנה לכנס הבא, לקבלת ניוזלטר או כל מוצר אחר שימשיך את הקשר שלכם עם המשתתפים. כנס זה כרטיס הביקור שלכם, ככל שתצליחו לייצר אווירה נכונה וכנס מעניין, כך תוכלו להישאר בתודעה של המשתתפים וליצור כנס מוצלח. מה שעשוי להבטיח לכם הרבה מאוד נרשמים חדשים גם לכנס הבא.
- ויזואל וקריאייטיב באמצעות אמצעים אומנותיים – אל תהססו להשתמש באמצעים אומנותיים כדי להגדיל את העניין והתוכן של הכנס שלכם. אלה יכולים להיות דיילים ומקדמי מכירות, זמרים, אומנים או כל בעל מקצועי בידורי אחר שישלים את החלק החווייתי שלה הכנס.
למגוון השירותים והפתרונות שלנו לרישום וניהול כנסים ואירועים>
