בתכנון כנס ואירוע יש המון משימות כגון בחירת האולם, יצירת רשימת מוזמנים, עיצוב, קבלת פנים ועוד. כל אלה הן רק חלק קטן ממטלות הארגון הרבות שיש לבצע. עם כל כך הרבה משימות, קל לשכוח פרט לכאורה קטן שעלול להשפיע משמעותית על חוויית המשתתפים: רישום יעיל ומקצועי לאירוע.
אנחנו, חברת Xmile, המומחים ברישום לכנסים ואירועים, נדאג לחסוך לכם את התלבטויות בנוגע לפתרונות הרישום ובין השאר לעמדות הרישום. אחרי הכל, לא תרצו שהאורחים שלכם יעמדו בתורים ארוכים בכניסה, נכון?
הדבר הראשון שמשתתף נחשף אליו עם הגעתו לכנס זה עמדות הרישום.
תורים ארוכים באירועים יכולים להרוס את החוויה עבור המשתתפים ולהשאיר רושם לא נעים.
הנה כמה סיבות למה כדאי לוודא שיש מספיק עמדות רישום:
- אווירה חיובית: תורים ארוכים יכולים ליצור תסכול ומתח למשתתף, הוא יכנס לאירוע לאחר שהמתין המון זמן, ההמתנה גרמה לאיחור והרגשה לא נעימה למשתתף.
- חוויית משתתף טובה: אף אחד לא רוצה לעמוד בתור ארוך רק כדי להיכנס לאירוע. הקפדה על כמות עמדות מספקת תבטיח שהאורחים שלכם ייהנו מחוויה חלקה ונעימה ללא המתנה.
- רושם של חוסר מקצועיות: תורים ארוכים יכולים לגרום לכם להיראות לא מאורגנים ולא מקצועיים.
- השקעה בחוויית האורחים היא ההשקעה הטובה ביותר! בסוף המשתתפים הם אלו שתורמים להצלחת הכנס.
הקפדה על כמות עמדות ברישום לכנס או לאירוע היא דרך פשוטה יחסית להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מוצלח ובלתי נשכח. אל תסתכנו בתורים ארוכים ואורחים לא מרוצים!
פנו אלינו עוד היום לקבלת ייעוץ ותכנון אירוע מושלם.
טיפים נוספים להבטחת תהליך רישום חלק:
- רישום מוקדם: עודדו את המשתתפים להירשם מראש לאירוע באתר הרישום. כך כל הפרטים של המשתתפים ישמרו במערכת הרישום. זה יעזור לכם לקבל הערכה מדויקת של מספר המשתתפים ולייעל כל הכנס.
- מזכירות כנס וטלמרקטינג: מזכירות הכנס היא למעשה מרכז רישום שמוקם לפני הכנס, מטרתו לתת מענה לשאלות למוזמנים, לתזכר את המוזמנים שטרם נרשמו לכנס, לעודד הרשמה לכנס, לעזור למוזמנים בתהליך הרישום לכנס (למשל קשיים בתשלום, שינוי רישום, חיוב וקבלות ). כל אלו יכולים לגרום למוזמנים להירשם בקלות ובנוחות לכנס שלכם. וזאת כמובן עם צוות אדיב וסבלני.
- כמות מספקת של דיילי רישום והכוונה: הקפידו להקצות מספיק דיילי רישום וצוות מקצועי בעמדות הרישום. כלל אצבע טוב הוא שיהיה איש צוות אחד לכל 80-100 משתתפים.
- שילוט: ספקו שילוט ברור המכוון את המשתתפים לאזור הרישום עוד בכניסה לאולם ואפילו באזור החנייה.
- טכנולוגיה: השתמשו בתוכנת רישום לכנסים אירועים כדי להאיץ את תהליך הרישום. וזאת בזכות מערכת רישום טכנולוגית במעמד הרישום באתר, כך תמנעו מתקלות שונות ביום האירוע בשטח.
על ידי ביצוע טיפים אלו, תוכלו להבטיח שהרישום לאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ויעילה, ויאפשר למשתתפים שלכם ליהנות מחוויה חיובית מהרגע שהם מגיעים לאירוע.
